در قسمت پیش هشت مورد از نکات کاربردی جیمیل را با هم مرور کردیم و حالا می رسیم به قسمت دوم این نکات. برای استفاده حرفه ای تر از جیمیل با ما همراه باشید:
۹- به فیلتر سلام کنید
فیلتر همیشه هم بد نیست، فیلترهای جیمیل در حقیقت ابزارهایی هستند که کارها را بطور اتوماتیک انجام می دهند. فیلتر ها کار مدیریت صندق پستی را برای شما آسان می کنند و منشی دیجیتال و بی مزد و مواجب جیمیل شما خواهند بود.
مثلا شما می توانید مشخص کنید که اگر یک ایمیل دارای کلمه ای خاص در عنوان باشد یا از طرف آدرس ایمیل خاصی فرستاده شده باشد به کدام پوشه برود یا چه برچسبی بخورد یا کدام ستاره را نصیب خود کند.
برای اینکار به قسمت setting بروید (در بالا و راست جیمیل، تصویر چرخ دنده را که کلیک کنید گزینه setting را می بینید) حالا در ردیف بالا filters را پیدا کنید. در این قسمت در پایین کادر گزینه Create a new filter را کلیک کنید. حالا می توانید در کادر باز شده تعیین کنید که اگر ایمیلی از طرف آدرس خاصی بود، یا به آدرس خاصی ارسال شده بود، یا در موضوع یا متن خود کلمه خاصی داشت (یا نداشت) و اگر فایلی ضمیمه آن شده بود وارد این فیلتر شود.
توجه کنید که لازم نیست همه این گزینه های پر شود، شما می توانید یک مشخصه یا بیشتر را برای جداکردن ایمیلها تعریف کنید. مثلا در قسمت subject بنویسید application، حالا هر ایمیلی که با سابجکت اپلیکیشن به جیمیل شما برسد در این فیلتر دسته بندی خواهد شد. قدم بعدی این است که بگوییم جیمیل با این دسته ایمیلها چه کند.
حالا Create filter with this search را انتخاب می کنیم و به جیمیل می گوییم که با ایمیلهای مشخص شده (در این مثال، آنهایی که موضوع اپلیکیشن دارند) چه کار کند.
۱۰- فوروارد کردن بعضی ایمیلها به آدرسی دیگر
در قسمت اول این مطلب گفتیم که چطور ایمیلها را از جیمیلتان به آدرس ایمیل دیگر (جیمیل یا هر سرویس دیگری که باشد) بفرسیتد یا اصطلاحا فوروارد کنید. حالا می خواهیم به جیمیل بگوییم که فقط بعضی ایمیل ها را به آدرس دیگرمان بفرستد. مثلا نامه هایی که از آدرس example@medapple.com می آیند را به آدرس ایمیل دیگرمان بفرستد. برای اینکار یک فیلتر ایجاد می کنیم و در قسمت from آدرسی که از آنجا این نامه را می گیریم را وارد می کنیم و در قسمت Create filter with this search گزینه Forward it to را تیک زده و در مقابل آن آدرس ایمیلی که می خواهیم این نامه ها به آن برسند را اضافه می کنیم.
۱۱- ساختن گروهها و فرستادن ایمیل گروهی
حتما برای شما هم پیش آمده که بخواهید یک ایمیل را به چندین نفر بفرستید. در این موارد ممکن است شما از قابلیت CC یا BCC (ارسال به تعداد زیاد بدون نشان دادن ایمیل آنها برای همدیگر) اسفاده کنید. یا همینطور ساده با وارد کردن ایمیل هر فرد و ویرگول، ایمیلهای بعدی را وارد کنید. اما اگر تعدادی از دوستان یا همکارانتان هستند که همیشه در دریافت نامه های خاصی شریک هستند، بهتر است آنها را در یک گروه جای دهید.
برای این کار ابتدا باید به google.com/contacts بروید. در آنجا شما می توانید تمام آدرسهای ایمیل و حتی دوستان حلقه های گوگل پلاس خود را مشاهده کنید. حالا لیست تماسها را مرور کنید و هرکدام را که دوست داشتید وارد این دسته شود تیک بزنید. در پایان روی علامت Group (همان علامتی که سه نفر را در کنار هم نشان می دهد) کلیک کنید و آنها را وارد یکی از دسته های موجود کنید یا یک گروه جدید برای آنها درست کنید.
حالا هر موقع که خواستید برای این گروه ایمیل بفرستید می توانید طبق معمول نامه را بنویسید اما در محل درج ایمیل مخاطبین، نام گروه را بنویسید به این ترتیب ایمیل تمام اعضای آن گروه وارد فرم مربوطه خواهد شد. اگر خواستید که اعضای گروه از ایمیل یکدیگر مطلع نشوند می توانید نام گروه را در قسمت BCC وارد کنید.
۱۲- بگیر و بنداز
می خواهید عکس یا فایلی را به ایمیل خود اضافه کنید، کافیست آن را با موس بگیرید و در کادر نوشتن ایمیل بیندازید. به همین سادگی
۱۳- از طرف ایمیل دیگرتان نامه بفرستید
بله! شما می توانید از همان یک صندوق پستی خود، با عنوان آدرسهای مختلفتان ایمیل بفرستید. مثلا وارد صندوق ایمیل کاری خود شوید ولی نامه را با ایمیل شخصی خود بفرستید. برای این کار لازم است که در هر دو ایمیل تنظیماتی را انجام دهید. در مور این مثال اول به جیمیل کاری خود وارد شوید و به قسمت setting و زبانه accounts بروید. در مقابل گزینه Send mail as، روی Add another email address you own کلیک کنید و آدرس جیمیل دیگر (در این مثال جیمیل شخصی) را بدهید. روی next کلیک کنید و در صفحه بعد send verification را بزنید. حالا یک ایمیل تایید به آدرس دیگرتان ارسال می شود که با تایید آن به جیمیل اول (در این مثال جیمیل کاری) اجازه می دهید با مشخصات جیمیل شخصی شما ایمیل ارسال کنید. در موقع ارسال هر ایمیل، در زیر گزینه to یک گزینه from خواهید دید که در آنجا می توانید انتخاب کنید که نامه را از طرف کدام حسابتان بفرستید.
۱۴- نقطه ها و مثبتهای بی اثر
بد نیست بدانید که نقطه گذاری در میان آدرس جیمیل شما هیچ تاثیری ندارد. یعنی ایمیلهایی با آدرس sep.id@gmail.com و se.p.id@gmail.com و s.epid@gmail.com همه به یک آدرس یعنی sepid@gmail.com ارسال می شوند. همچنین حروف بعد از علامت مثبت هم در آدرس جیمیل به حساب نمی آیند. یعنی نامه ارسال شده به آدرس sepid+magazine@gmail.com به همان آدرس sepid@gmail.com می رود. با توه به این نکات می توانید تعداد زیادی آدرس ایمیل برای ثبت نام در سایتها داشته باشید که در حقیقت همه به یک آدرس منتهی می شوند.
